I. Ticari Defter Nedir?
Ticari işletmelerin hesaplarının ve kanunda belirtilen diğer işlemlerin gerekli usul ve esaslara göre kaydedildiği defterlerdir. Tacirler, işletmesiyle ilgili borç, alacak ilişkilerini ve mali durumlarını gösteren şekilde ticari defterler tutmak zorundadır. 1
İşletme ile ilgili bilançolar, geçmişteki faaliyetler ve vergi yükümlülüklerinin hesaplanabilmesi için ticari defterler eksiksiz tutulmadlıdır.2 Özü itibariyle tüm tacirler, ticari defter tutmak zorundadır. Neticede tacirin işletmesi ticaret siciline tescil edildiği andan itibaren defter tutma yükümlülüğü başlar. 3
II. Ticari Defter Türleri
Kanunun ticari nitelik tanıdığı ve muhasebeyle ilgili olanlar; yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteridir. Ayrıca muhasebeyle ilgisi olmayan pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri de ticari defterlerdir.
Türk Ticaret Kanunu’nun tutulmasının zorunlu olarak düzenlediği ve tutulması zorunlu olmayan defterler vardır. Her tacirin tutmasının zorunlu olduğu defterler; yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteridir. Esas olarak ispat hukukunda en çok kullanılan defterler de bunlardır.4
Vergi Usul Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterler; imalat defteri, bitim işleri defteri, banka ve sigorta muameleleri vergi defteridir. Ayrıca damga resmi defteri, yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri, menkul ve gayrimenkul sermaye iratları tutulmasına ilişkin defterler ve ambar defteridir.5
1. Yevmiye Defteri
Yevmiye defteri, tacirin ticari işletmesinde yapılan günlük hukuki işlemlerin kayda geçirilmesi gerekenlerin bulunduğu defterdir. Açık bir şekilde hesap hareketleri ve dayanak belgeler çıkarılarak belirli bir düzen içinde yazılmaktadır. Alacak ve borç hesaplarının tutarları, dayanak belgeler sıra numarası ile yazılarak tutulur.6
Yevmiye defterine madde sıra numarası, tarih, borçlu hesap yazılır. Ardından alacaklı hesap, meblağ yazılır. Ayrıca her kaydın dayandığı vesikaların nevi ve tarih ve numaralarının yazılması zorunludur.7 Devamında yevmiye defterinde alınan veya satılan malın bedelinin hangi şekilde ödendiği de yazılmalıdır.8 Yevmiye defteri, tutulma usulü ve içeriği ile diğer ticari defterlerin temelini oluşturur.9
Ticari işletme faaliyetlerine ilişkin işlemler ve tacirin işletmeyi ilgilendiren şahsi işlemleri yevmiye defterine kaydedilmesi gerekir. Alacak ve borç ilişkisinden sonra 10 gün içinde yevmiye defterine kaydedilmesi gerekmektedir. Sonuç olarak yevmiye defteri, yeni senenin en geç Ocak ayı sonuna kadar notere ibraz edilmelidir. Son kaydın altına noterce “Görülmüştür.” sözü yazılmalıdır. Mühür ve imza ile tasdik ettirilmelidir.10
2. Defteri Kebir
Defteri kebir, yevmiye defterine geçirilen kayıtların aktarılması, sistemli bir şekilde dağıtılmasıdır. Ayrıca sınıflandırmasının yapılması ve ilgili hesaplarda toplanması sonucunda tutulmaktadır. Ticari defter kayıtlarının birbiri ile uyumlu olması için kayıtlar zamanında defteri kebire geçirilmelidir.11
Defteri kebire tacirin hesap işlemleri alacaklılar hesabı, borçlular hesabı, banka hesabı şeklinde kaydedilmektedir. Ek olarak defteri kebirde her madde hesap sırasına göre işlenmektedir. Böylece tacir, üçüncü kişiler ve kendi işletmesi arasındaki hesap durumunu açık bir görebilmektedir. Defteri kebir de kullanılmaya başlanmadan önce notere tasdik ettirilmelidir. Ancak yevmiye defteri gibi her yıl değil, sadece açılışta noterde tasdik edilmektedir.12
3. Envanter Defteri
Her tacir, ticari işletmesinin kuruluş aşamasında taşınmazlarını, taşınırlarını envanter defterine yazmalıdır. Ayrıca alacaklarını, borçlarını, nakit parasının tutarını, varlıklarını ve borçlarını eksiksiz şekilde gösteren envanter defteri çıkarmalıdır. Envanter defteri, işletmenin aktif ve pasiflerinin değerleri ile gösterildiği listedir.13 Bununla birlikte mal girişi ve çıkışları da envanter defterinde tutulmaktadır.
Envanter defterine on iki aylık hesap dönemleri boyunca var olan kayıtlar işlenmektedir. İlaveten hesap dönemi itibariyle aktif ve pasiflerinin tam olarak belirlenmesi önemlidir. Bu sebeple gerçeği yansıtan teşekküllü bir bilanço hazırlanması için envanter defteri çok önemlidir.14
III. Ticari Defterler Nasıl Tutulmaktadır?
1. Tasdik Yükümlülüğü
Ticari defterlerin öncelikle noter tarafından onaylanıp tasdiklenmesi gerekmektedir. Bu sebeple kanundaki bütün defterlerin açılış onayları yapılmalıdır. Ayrıca yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayının yapılması gerekmektedir. Defterin kullanılmaya başlanmadan hemen öncesinde işyerlerinin bulunduğu yer noterliklerinde tasdiklenmesi gerekir.15 Defteri kebir, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri tasdiklenmelidir. Buna ilaveten genel kurul toplantı ile müzakere defteri tasdike tabi defterlerdir.16
Yevmiye defteri ve defteri kebirin açılış onayı her hesap dönemi için ayrı yapılır. Aynı şekilde envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onayları da öyledir. Bunun dışında pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeniden açılış yapmadan kullanılabilir. Fakat fiziki olarak yeterli yaprakları varsa bu mümkün olabilir. Bununla birlikte yevmiye defterinin kapanış onayı izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar yapılır. Yönetim kurulu karar defterinin ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar notere yaptırılmaktadır 17
2. Defterlerdeki Kayıtlar
Defterler, Türkçe tutulmalıdır. 18 Defterlerdeki bir yazım veya kaydın, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez. Ayrıca defterler eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli tutulmalıdır.
Kayıtların eksiksiz olması, ilgili işletmenin iş ve işlemlerinin tam olarak kayıt edilmesi gerekir. Özetle herhangi bir şüpheye yer bırakmayacak şekilde muhasebeleştirilmesi aksi durum olan kayıt dışı alanın bırakılmamadır. Doğru ve zamanında kayıtların tutulması zorunludur. Ayrıca kayıtlardaki iş ve işlemlerin gerçeğe uyumlu olması gerekir. Aynı şekilde ilke olarak muhasebenin genel kuralları içerisinde işlemler geciktirilmeden yapılmalıdır.19
Ticari defterlerin elektronik ortamda tutulması halinde açılış ve kapanış onayları bakımından noter tasdiki aranmamaktadır. Hesap döneminin ilk ayına ait beratın alınması açılış onayı yerine geçer. Aynı şekilde son aya ait beratın alınması kapanış onayı yerine geçer. Kalan aylara ait beratların alınması ise ilgili aylara ait defterlerin noter onayı yerine geçer. Elektronik defter beratı, elektronik ortamdaki defterlerin Gelir İdaresi Başkanlığınca belirlenmiş standartlara uygun bilgileri içermesidir. Ayrıca Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış bir elektronik dosyadır.20
3. Saklama Yükümlülüğü
Tacirin ayrıca ticari defter ve belgeleri saklama yükümlülüğü vardır. Buna mukabil her tacir bütün ticari defterlerini, envanterlerini, bilançolarını saklamakla yükümlüdür. Ek olarak finansal tablolarını, faaliyet raporlarını, alınan ve gönderilen ticari mektuplarını da saklamalıdır. Bundan başka ticari defterlerine işlediği kayıtların dayandıkları belgeleri, 10 yıl süreyle saklamak zorundadır.21
IV. Ticari Defterlerin Hiç veya Gerektiği Gibi Tutulmamasının Sonuçları
Ticari defterlerin usule hiç veya gereği gibi tutulmamasına yönelik bir hukuki yaptırım yoktur. Fakat ispat hukukunda aleyhe delil durumu, defterlerin ibrazından kaçınma durumunda ortaya çıkar. Ayrıca icra iflas hukukunda konkordato talebinin reddi gibi dolaylı yollardan hukuki yaptırımları olacaktır. Kanuna aykırı olacak şekilde eksik veya usule uygun olarak tutulmamış defterler aleyhe delil olabilir. Açılış ve kapanış onayları olmayan veya kayıtları birbirini doğrulamayan defterler, sahipleri aleyhine delil olarak kullanılmaktadır.22
1. Ticari Defterlerin Zıyaı
Ticari defter belgelerin zıyaı halinde zayi belgesi alınmaktadır. Zayi belgesinin olmaması durumunda, mahkeme veya talep üzerine ticari defter ve belgelerini ibrazı istenebilir. Özellikle diğer tarafın defterleri dışında başkaca delil sunmazsa, ibrazdan kaçındığından iddiasını ispat etmiş kabul edilecektir. Bu da oldukça ağır bir yaptırımdır.23
Borçlu ticari işletme olası bir iflastan kaçmak için konkordato talebinde bulunabilir. Bu durumda talebine fiziki ortamda tutulan defterler için açılış ve kapanış onaylarını eklemelidir. Bununla birlikte defterler elektronik ortamda tutulmakta ise defterlere ilişkin e-berat bilgileri, eksiksiz ticari defterlerini eklemelidir. Görüldüğü gibi bu zorunluluk yerine getirilmezse konkordato talepleri reddedilmektedir.24
2. Defterlerin Gereği Gibi Tutulmaması
Ticari defterler, uzmanlara yapacakları inceleme ile ticari işletmenin faaliyetleri hakkında bilgi verebilecek şekilde tutulmalıdır. Gönderilmiş her türlü belgenin kopyasının sağlanmazsa idari para cezası ile cezalandırılır. Ticari defterlerin noter onaylarının bulunmaması durumunda da ceza verilir. Ayrıca kanuna uygun olarak kayıt düzenine aykırı defter tutulursa da ceza verilir. Usule aykırı olacak şekilde envanter çıkarılması, saklanması zorunlu olan belgelerin ibrazında bulunmayanlar da ceza alır. Defterlerin mevcut olmaması, hiçbir kayıt içermemesi ya da kanuna uygun saklanmaması hallerinde de ceza verilir. Ticari defterlere kasıtlı olarak gerçeğe aykırı kayıt yapanlar, hapis cezasıyla cezalandırılırlar.25
Hileli iflas açısından da ticari defterler önem arz etmektedir. Ticari defterlerin gereği gibi veya hiç tutulması halinde problem yaşanır. Tacirin iflası söz konusu olduğunda hileli veya taksiratlı iflas halleri gündeme gelir. Bunun sonucunda tacir hapis cezasıyla cezalandırılacaktır. Ayrıca vergi mevzuatına uygun tutulan, saklanma ve ibraz mecburiyeti bulunan defterler önemlidir. Bu defterlerde hile yapan, içeriklerini tahrif eden, gizleyen, yok edenler cezalandırılır. Bunun yanında sahte olarak düzenleyen kişilerin de hapis cezasıyla cezalandırılacağı düzenlenmiştir.26
V. Ticari Defterin Davalarda Delil Niteliğine Haiz Olması İçin Gereken Şartlar
1. Ticari Defterlerin Delil Niteliği
Tacirler, kanunda öngörülen usullere uygun olarak tuttuğu ticari defterlerini somut uyuşmazlık karşısında kendi lehine delil olarak kullanabilirler. Kişinin kendi elinin ürünü olan ve tek taraflı hazırladığı bir belgeyi kendi lehine kullanılmasının tek istisnası ticari defterlerdir.27
Yargıtay tarafından ticari davalarda, yani iki tarafın tacir olduğu ve dava konusunun ticari işletmeleri ile ilgili olduğu davalarda, ticari defterler ile sözleşme ilişkisinin veya alacak miktarının ispatının mümkün olduğuna karar vermiştir.28
Ticari defterler, bilgi taşıyıcısı olması ve uyuşmazlığa konu vakıayı ispata elverişli verileri bulundurması nedeniyle belgedir.29 Fiziki veya elektronik tüm ticari defterler yazılıdır. Açılış ve kapanış onaylarının tam olması şartı ile imza unsurunu içerir. Kanuna uygun tutulan, içeriğinde aleyhe kayıtların bulunduğu ticari defterler senet niteliğindedir.30 Yargıtay da ticari defterlerde aleyhe kayıtların bulunması durumunda bunun açık bir irade beyanı olduğunu değerlendirmektedir.31
Yargıtay kararlarında ticari defterin özel delil fonksiyonunun ispat hukuku anlamında kullanıldığı durumlarda sahibi lehine veya aleyhine olduğu fark etmeksizin kesin delil niteliğinde olduğunu, kanunun bu hususu aksinin yazılı veya kesin delille ispatı gerektiği düzenlemesinden kaynaklandığı belirtmiştir.32
Hakim, resen ticari defterlerin ibrazına karar verebilmektedir.33 Delil niteliğine haiz olabilmesi için Yargıtayın da güncel kararlarında kabul ettiği üzere ticari defterlerin yanında dayanak belgenin de ibrazı gerekmektedir.34
Ticari defterlerin özel delil vasfıyla kullanılabilmesi için tarafların tacir olması ve iki tarafın da ticari defterine kayıt olarak girilmesi gereken bir ticari işten kaynaklanması gerekmektedir. Fakat özel delil vasfıyla olmasa dahi içerik olarak her türlü uyuşmazlıkta genel hükümler çerçevesinde ispat aracı olarak kullanılabilirler. Ancak bu durumda ticari defterler takdiri delil olarak değerlendirilirler.35
2. Delil Olarak Sayılması İçin Gereken Şartlar
Ticari defterlerin sahibi lehine delil olabilmesi için bazı şartlar vardır. Ticari defterler eksiksiz ve kanunun belirlediği şekil şartlarına uygun olmalı, açılış ve kapanış onaylarının tam olmalı, içeriğindeki kayıtların birbirlerini doğrular nitelikte olmalı, karşı tarafın aynı şartlar altında tutulmuş ticari defter kayıtlarının bunlara aykırı olmamalı, diğer tarafın ticari defterlerini ibraz etmemeli ve karşı tarafın kesin delillerle iddiasını ispat edememiş olmalıdır. Bu şartların hepsinin gerçekleşmesi halinde ticari defterler, sahibi ve halefleri lehine delil olarak kabul edilmektedir.36
Ticari defter kayıtlarının birbirini doğrulaması, ticari defterin delil fonksiyonun kullanılması durumunda uyuşmazlık konusu kayıtların bulunduğu ve bir tarafa ait defterlerin birbirini doğrulamasıdır. Doktrin ve Yargıtay tarafından mahkemece defterlerdeki tüm kayıtların incelenmesi ve hepsinin birbirini doğrulaması gerektiği görüş birliği vardır.37
Mali müşavirlerce yapılan bilirkişi incelemelerinde ticari defterlerin muhasebe ilkelerine uygunluğu, kayıtların karmaşık ve usulüne uygun işlenip işlenmediği incelenmelidir. Defterlerin usulüne uygun tutulmadığının tespiti halinde salt uyuşmazlık konusu husus ile ilgili olarak kayıtlar birbirini doğrular nitelikte olsa dahi hakimde ticari defterin usule uygun tutulmadığı noktasında şüphe uyandırmalı ve bu şekilde tutulan ticari defterin kanaati olumsuz yönde etkilemelidir.38
Uyuşmazlığın iki tarafının aynı şartlara sahip iki ticari defterin içeriğindeki kayıtların birbirine uyumsuz beyanlar içermesi halinde ticari defterini dayanan taraf lehine delil oluşturmaz.39 Ticari defterin sahibi lehine delil olabilmesi için diğer tarafın ticari defterlerindeki kayıtlara aykırı kayıtlar içermemesi gerekir.40
3. Sahibi Lehine ve Aleyhine Delil Oluşturması
Ticari defterin sahibi lehine delil olması üç halde mümkündür;
- Kanunun ön gördüğü usullere uygun tutulan ticari defter kayıtlarına dayanılmasına rağmen karşı tarafın mahkemeye ibraz edilen ticari defterlerin kanunu aradığı usul şartlarını sağlamamış olması,
- Aynı şartlar altında mahkemeye sunulan iki tarafın ticari defter kayıtlarının birbirini doğrular nitelikte olması,
- Kendi ticari defterine dayanan tarafa rağmen karşı taraf ticari defterlerini mahkemeye sunmaması.41
Ticari defterler sahibi aleyhine delil teşkil edebilmektedir. Açılış veya kapanış onayları bulunmayan defterler aleyhe delil oluşturur. Ayrıca içerdiği kayıtlar birbirini doğrulamayan ticari defter kayıtları sahibi aleyhine delil oluştururlar.42
Bizi Arayın : +90 212 909 86 34
Mail Gönderin : info@ballawyer.com
Kaynakça
POLAT, İlayda İrem, Ticari Defterlerin Delil Niteliği, Kayseri, 2014.
ASLAN, Mehmet Ali, Ticari Defterlerin İspat Kuvveti, Kırıkkale, 2022.
CEYHUN, Deniz, Ticari Defterlerin Delil Olma Niteliği, Ankara, 2017.
ALTUNAY, Ezel, İspat Kavramı ve Bir İspat Aracı Olarak Ticari Defterler, Bursa, 2019.
Dipnotlar
1 POLAT, İlayda İrem, Ticari Defterlerin Delil Niteliği, Kayseri, 2014, s.5.
2 POLAT, s.4.
3 ASLAN, Mehmet Ali, Ticari Defterlerin İspat Kuvveti, Kırıkkale, 2022 s.26.
4 ASLAN, s.10.
5 ASLAN, s.15.
6 ASLAN, s.10.
7 POLAT, s.17.
8 ASLAN, s.12.
9 ASLAN, s.11.
10 POLAT, s.18.
11 ASLAN, s.12-13.
12 POLAT, s.19.
13 POLAT, s.20.
14 ASLAN, s.13.
15 ASLAN, s.20.
16 ASLAN, s.16.
17 ASLAN, s.22.
18 POLAT, s.25-26.
19 ASLAN, s.23.
20 ASLAN, s.25.
21 ASLAN, s.39.
22 ASLAN, s.45.
23 ASLAN, s.45.
24 ASLAN, s.46.
25 ASLAN, s.47.
26 ASLAN, s.47.
27 ASLAN, s.8.
28 Yargıtay 15. Hukuk Dairesi, 26.09 2018 tarih, 2018/2696 Esas 2018/3431 Karar.
29 ASLAN, s.62.
30 ASLAN, s.64.
31 Yargıtay Hukuk Genel Kurulu, 14.05.2019 tarih, 2017/19-823 Esas 2019/553 Karar sayılı ilamı
32 ASLAN, s.73. (Yargıtay 15. Hukuk Dairesi, 26.09.2018 tarih, 2018/2696 Esas 2018/3431 Karar)
33 ASLAN, s.78.
34 ASLAN, s.79. (Yargıtay Hukuk Genel Kurulu, 19.09.2018 tarih, 2017/915 Esas 2018/1338 Karar)
35 ASLAN, s.83. (Yargıtay Hukuk Genel Kurulu, 10.04.2022 tarih, 2017/11-149 Esas 2019/49 Karar)
36 ASLAN, s.89.
37 ASLAN, s.93. (Yargıtay Hukuk Genel Kurulu, 10.04.2022 tarih, 2017/11-149 Esas 2019/49 Karar)
38 ASLAN, s.94.
39 ASLAN, s.96.
40 ASLAN, s.96.
41 ASLAN, s.97.
42 ASLAN, s.98.
